De werkwijze die gehanteerd wordt bij arbeidsmediation is de volgende:

Fase 1: intake

Mediation begint met het eerste contact tussen de mediator en een bij het arbeidsconflict betrokken persoon. Dit kan een van partijen zelf zijn, maar ook een personeelsadviseur, advocaat, jurist of bedrijfsarts. 
Dit eerste contact verloopt vaak per e-mail of telefonisch. Tijdens dit eerste contact zal de mediator heel beknopt vragen naar de achtergrond van het geschil. Wie zijn de betrokken partijen? Waar draait het geschil om? De mediator zal dan aangeven of zij bij dit geschil inzetbaar is en op welke termijn. Meestal worden er tijdens dit eerste contact de contactgegevens van de betrokken partijen uitgewisseld zodat de mediator vanaf dit moment alle partijen gelijktijdig van informatie kan voorzien.

Er zal tijdens dit eerste contact meestal nog niet inhoudelijk over het conflict gesproken worden en ook uw visie en argumenten zullen in deze fase nog niet (uitgebreid) besproken worden. De mediator moet onafhankelijk en onbevooroordeeld met de mediation kunnen starten. Wel kan er vaak op korte termijn een afspraak worden gemaakt voor een eerste bespreking.

Afhankelijk van het soort conflict en de wensen van partijen kan de mediator ervoor kiezen om eerst apart met elke partij om tafel te gaan. Op die manier krijgt elke partij de kans om zijn of haar visie op het geschil te geven en de mediator te informeren. Soms is het juist wenselijk om al direct bij het eerste gesprek gezamenlijk, dat wil zeggen met beide partijen, te spreken. Goed om te weten is dat er ten aanzien van het individuele intakegesprek ook al geheimhouding geldt.

Het eerste gesprek, ook wel de intake genoemd, staat in het teken van een korte kennismaking met en informatieverstrekking door de mediator. U krijgt van de mediator precies te horen wat haar werkwijze is en welke spelregels er gelden tijdens de mediation.

De mediator zal duidelijk maken dat beide partijen in openheid en vertrouwelijkheid over de gerezen problematiek kunnen spreken zonder dat hier negatieve gevolgen aan verbonden zijn. Beide partijen krijgen de gelegenheid om tijdens de intake aan te geven of zij uiteindelijk bereid zijn om met deze mediator in zee te gaan. Als u of de andere partij onverhoopt geen goed gevoel heeft over de mediator dan zal deze zich onmiddellijk terugtrekken.

Ook zal tijdens deze intake bekeken worden of alle betrokken partijen aanwezig zijn en in hoeverre deze personen bevoegd zijn om beslissingen te nemen en streven naar oplossingen. Zijn partijen bereid zich in te spannen om met elkaar tot een oplossing te komen? Als alles duidelijk is en de juiste partijen aan tafel zitten zal de mediator de mediationovereenkomst toelichten.

Fase 2: mediationovereenkomst en andere documenten

In de mediationovereenkomst worden de spelregels die gelden bij mediation officieel vastgelegd. In deze overeenkomst staan om te beginnen een korte beschrijving van het geschil en de namen van de deelnemers. Ook staat in de overeenkomst beschreven dat de mediation op basis van vrijwilligheid zal plaatsvinden en op elk moment beëindigd kan worden. Ook het uurtarief van de mediator, de verdeling van de kosten en de geheimhouding worden in de mediationovereenkomst opgenomen. aarin spreken partijen af hun best te doen om het geschil op te lossen. Er wordt voor geheimhouding getekend van alles wat binnen de mediation is besproken. Deze geheimdhouding geldt ook voor iedereen die op welke wijze dan ook direct of indirect bij de mediation is betrokken. Na ondertekening van de mediationovereenkomst kan de echte inhoudelijke bespreking beginnen.

Fase 3: De mediationgesprekken

Nu is de fase aangebroken waarbij de mediator elke deelnemer zijn of haar kant van het verhaal of conflict laat vertellen. Partijen mogen dan uitgebreid hun verhaal doen. Daarbij kunnen de emoties soms behoorlijk oplopen. 

De mediator heeft tijdens de mediationgesprekken de taak om het gesprek te begeleiden. Wanneer de belangen van beide partijen duidelijk zijn, wordt er gezocht naar oplossingen die hieraan tegemoet komen en waarin partijen zich allebei kunnen vinden.
Om iedereen (ook de mediator zelf) geconcentreerd te houden wordt gemiddeld 2 uur uitgetrokken voor een gesprek. 
Na elk mediationgesprek zal er een beknopt gespreksverslag (met eventuele tussentijdse afspraken) worden gemaakt.

Fase 4: vaststellingsovereenkomst

Als het gelukt is om tot een voor beide partijen haalbare en acceptabele oplossing te komen, zullen de gemaakte afspraken worden vastgelegd in een zogenoemde vaststellingsovereenkomst. Dit is niets meer dan een document waarin deze afspraken vermeld staan en dat ondertekend is door de partijen. Deze overeenkomst is echter niet vrijblijvend. Deze overeenkomst is voor beide partijen juridisch bindend. Dit houdt in dat beide partijen verplicht zijn om de afspraken uit de vaststellingsovereenkomst na te komen. Als een van beide partijen dit niet doet, kan de andere partij de rechter vragen om die partij te veroordelen om alsnog mee te werken aan de uitvoering van alle afspraken. Met ondertekening van de vaststellingsovereenkomst eindigt de mediation. 

Mediation mislukt?

Hoewel een exact percentage niet te noemen valt, komt uit verschillende onderzoeken naar voren dat mediation een slagingskans heeft van ca. 80%. Desondanks zal niet elke mediation tot succes leiden. 
Als blijkt dat er geen overeenstemming over een oplossing bereikt kan worden, dan zal de mediator de mediation beëindigen. Er wordt dan dus geen vaststellingsovereenkomst ondertekend.